„Keine Reisekostenabrechnung gleicht der anderen”, weiß Wilhelm Schaab aus seiner langjährigen Erfahrung als Geschäftsführer von numiga. Reiseziele und Dauer, Transportmittel, Steuersätze, Spesen- und Bewirtungsregelungen, gehalts- und umsatzsteuerrelevante Aspekte sowie Freigabeprozeduren sind nur einige Parameter, die sich häufig unterscheiden und eine Abrechnung einzigartig machen. Für Unternehmen ist es aufwendig, diese Vielfalt zu managen. Sie müssten Mitarbeiter, welche die Reisekostenabrechnung erledigen, permanent schulen, damit diese aktuelle Gesetze, Richtlinien und das firmeninterne Prozedere beherrschen. „Das ist teuer, zumal die Leute meist nur zeitweise mit dieser Tätigkeit ausgelastet sind und für die Ersatz zu stellen ist bei Urlaub oder Krankheit“, wie Schaab erklärt.

Die Reisekostenabrechnung muss ferner zwei gegensätzliche Ziele erfüllen: Der Mitarbeiter möchte so viel Geld wie möglich zurückerstattet bekommen, und das sehr schnell, denn nicht selten hat er die Ausgaben vorgestreckt. Dagegen steht das Unternehmen mit seinen Anforderungen, geringe Ausgaben zu tätigen und fiskalisch auf der sicheren Seite zu sein.

Hier greift das Angebot von numiga: „Wir sind als neutrale Stelle dazwischengeschaltet, haben also kein Interesse, einen der beiden Beteiligten zu bevorzugen, und sorgen dafür, dass die gesetzlichen und die steuerlichen Rahmenbedingungen immer eingehalten werden”, erklärt Wilhelm Schaab. Die Stärken liegen in der individuellen Dienstleistung, in der Beratung, wie Prozesse aufzusetzen sind, dem softwareunabhängigen Arbeiten und einer hohen Flexibilität.

„Unsere Lösungen decken die vollständigen Arbeitsschritte ab“, führt Thomas Klug, Vertriebsleiter bei numiga, aus. Von der Belegprüfung über die Auszahlung an den Reisenden bis hin zur Bereitstellung der Buchungsdaten für die nachgelagerten Systeme wie Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung. So verschieden die einzelnen Abrechnungen sind, so stark differieren die Wünsche der Kunden, Leistungen selbst zu erbringen oder dem Dienstleister zu übertragen. Auch die Anzahl der Abrechnungen pro Kunde variiert stark. „Wir haben Klienten mit 1.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr, andere wickeln über unsere Systeme mehr als 100.000 per anno ab”, führt Klug aus.

Diverse Servicemodelle stehen zur Auswahl: von der benutzerfreundlichen Web-Applikation, bei der Einsteiger kostengünstig ihre Reisekostenabrechnung erledigen, über Outsourcing des Handlings bis hin zur Komplettabwicklung. Der Kunde kann den Service stufenweise vertiefen beziehungsweise ausbauen. Das klassische Outsourcing-Modell ist numigaBASIC, bei dem Kunden sämtliche Unterlagen in Papierform liefern. numiga erstellt unter Berücksichtigung unternehmensinterner und steuerlicher Richtlinien die Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter. Die Reisekostenabrechnung wird in einem Arbeitsgang DV-technisch erfasst, geprüft und wenn nötig korrigiert. Beim Angebot numigaCOMPACT findet ein Großteil der Datenerfassung digital in numigaNET statt, einer webbasierten Erfassungs- und Genehmigungssoftware. Die Prüfung und mögliche Korrekturen werden durch numiga-Mitarbeiter durchgeführt. Bei numigaSELF-SERVICE steht dem Reisenden wie im numigaCOMPACT numigaNET zur Verfügung. Die Prüfung und mögliche Korrekturen werden durch Mitarbeiter des Kunden erledigt.

Bei allen drei Modellen werden die geprüften Daten der Reisekostenabrechnungen elektronisch den ERP-Systemen der Kunden zur Verfügung gestellt.

„Wenn Kunden eigene Systeme weiternutzen möchten, klinken wir uns mit dem Service numigaSUPPORT in ihre Software ein und prüfen die Belege”, sagt Wilhelm Schaab. Für Einsteiger mit Standardprozessen steht die Do-it-yourself-Methode numigaLIGHT zur Verfügung. Für 1,50 Euro pro Transaktion können Nutzer ihre Reisekosten innerhalb einer webbasierten Software selbst abrechnen.

Hierbei entstehen dem Kunden keine Einrichtungskosten. So viel Flexibilität im Geschäft muss die ITPlattform mittragen können. „Unsere Systeme sind nach den neusten Richtlinien moderner Softwareentwicklung gestaltet, um die kundenspezifischen Prozesse in vertretbarem Aufwand abbilden zu können”, sagt Schaab. Mitarbeiter von FERCHAU unterstützen numiga im Rahmen von konkreten Projektumsetzungen zur Realisierung innovativer und anspruchsvoller Softwarelösungen im Bereich des Reisekostenmanagements. „Sie ergänzen in den unterschiedlichen Projekten unsere eigene Fachkompetenz durch ihr fundiertes und aktuelles technisches Know-how”, wie numiga-IT-Leiterin Margit Backe erklärt. Aktuell realisieren FERCHAU-Mitarbeiter eine komplexe Kopplung des Web Frontend- mit dem -Backend- Abrechnungssystem, um Daten und Transaktions- Informationen zwischen beiden Lösungen auszutauschen sowie zu überwachen und zu harmonisieren.

Die Flexibilität und den Funktionsumfang der Software weiter zu verbessern ist das strategische Ziel der Entwicklungen. Kreditkarten- Clearing sowie die Datenübernahmen aus Online-Buchungsmaschinen gehören heute schon zu den automatisierten Vorgängen. „Viel zu häufig muss man in die Prozesse des Unternehmens eingreifen, damit eine Software passt”, erklärt Schaab. „Das ist schmerzhaft. Wir zeigen Kunden, dass sich unser Angebot an ihre Abläufe anpasst und wir damit die gesamte Prozesskette der Reisekostenabrechnung optimieren und Medienbrüche eliminieren.”

Über numiga

numiga bietet Dienstleistungen zum Thema Reisekostenabrechnung an – von der Optimierung interner Arbeitsabläufe bis zum vollständigen Outsourcing. Mit mehr als 78 Mitarbeitern an den Standorten Bremen, Hamburg und Wolfsburg und der Abwicklung von weit mehr als einer halben Million Dienstreisen für kleinere und mittelständische Unternehmen sowie Großkonzerne gehört der Dienstleister zu den größten Outsourcing-Anbietern der Branche in Deutschland. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bremen ist aus den Tochtergesellschaften der beiden ehemaligen Business-Travel-Anbieter FIRST und HAPAG-LLOYD hervorgegangen. Heute gehört numiga zum Konzernkreis der BCD Travel, des Marktführers für Geschäftsreisen-Management in Deutschland. Weitere Informationen auf www.numiga.de.